Organisation im Büro

Tipps zum effektiveren Arbeiten

Das Telefon klingelt, aber ihr findet den Hörer unter Bergen an Ordnern und Mappen nicht mehr? Oder ihr wisst vor lauter Arbeit nicht mehr wo ihr anfangen sollt? Spätestens dann solltet ihr euch im Büro mal wieder besser organisieren - so arbeitet ihr nicht nur strukturierter, sondern auch effektiver. Wir geben hierzu Tipps, die schnell und leicht umzusetzen sind.

© Can Stock Photo Inc. / sCukrov

1. Optimierung der Ablage

"Ordnung ist die halbe Miete" ist ein Spruch, den wir bestimmt schon mal von unserer Mutter gehört haben. Recht hat sie, zumindest lässt es sich mit einem ordentlichen Schreibtisch wesentlich strukturierter und effektiver arbeiten. Wenn ihr schnell Ordnung schaffen wollt, geht am besten wie folgt vor: Räumt euren Schreibtisch zunächst einmal komplett leer und putzt ihn gründlich sauber. Im nächsten Schritt werden die wichtigsten Gegenstände, also solche, die wirklich täglich gebraucht werden, wieder aufgestellt. Alles andere gehört in Schubladen oder Schränke. Einen großen Teil zur Ordnung auf dem Schreibtisch trägt außerdem die Ablage bei. Allzu schnell sammeln sich hier unerwünschte Stapel an, über die man den Überblick verliert. Ein gutes System die Ablage zu optimieren, ist es daher, die Stapel einfach aufzulösen, indem man sie um 90 Grad dreht: Besorgt euch zum Beispiel eine Hängeregistratur, die sich in Regale oder Schubladen integrieren lässt und sortiert eure Unterlagen dort sorgfältig in verschiedene Mappen ein. So lassen sich einzelne Bereiche besser und detaillierter voneinander abgrenzen. Auch hierbei lässt sich eine Hierarchie erstellen: Die wichtigsten Aufgaben kommen in die Mappe ganz vorne, die unwichtigsten nach ganz hinten usw. Die einzelnen Mappen sollten in jedem Fall aussagekräftig beschriftet werden (Kunde A/B, dringend zu erledigen usw.), damit schnell zu erkennen ist, welche Unterlagen wo zu finden sind. Ist eine Aufgabe erledigt, wird sie aus der entsprechenden Mappe entfernt und wandert direkt in den Papierkorb oder ins Archiv. Es ist besonders wichtig, die Mappen regelmäßig auszusortieren, damit nichts liegen bleibt und überquillt – sie dienen auch nur als Zwischenablage! Denn: Die beste Alternative zum Ablagesystem ist immer noch der Papierkorb.

2. Schluss mit der Schmierzettelwirtschaft

Hier ein Telefonat, dort eine Email oder ein Kollege bittet euch schnell nochmal etwas durchzugehen: Um den Überblick über viele Aufgaben gleichzeitig zu behalten und nichts zu vergessen, schreiben sich viele Leute kleine Schmierzettel. Oft werden diese dann in Form von halbklebenden Post-Its um den Bildschirm des PCs herum geklebt, bis dieser so voll ist, dass man kaum noch den Durchblick behält. Eine bessere und ordentlichere Methode ist es stattdessen einen zentralen Platz für alle Notizen oder Ideen zu schaffen. Hierzu könnt ihr zum Beispiel ein "Schreibtischbuch" anlegen, in dem ihr alles sammelt, was zu erledigen ist oder was euch gerade in den Sinn kommt. Dieses Buch sollte euch das Gefühl vermitteln, dass ihr keine Informationen verlieren könnt und nichts überseht. Natürlich könnt ihr eure Notizen auch digital auf eurem Computer oder Notebook speichern und hierzu einfach einen Ordner mit verschiedenen Dokumenten anlegen. Insgesamt sieht so nicht nur der Schreibtisch ordentlicher aus, ihr macht auch einen professionelleren Eindruck bei euren Kollegen.

3. Multitasking vermeiden

Ihr schreibt gerade noch einen Bericht fertig, gleichzeitig klingelt das Telefon und ihr müsst eine dringende Mail beantworten: Oft scheint Multitasking – das vermeintlich gleichzeitige Erledigen mehrerer Aufgaben – im Büro unvermeidbar. Es soll die Effizienz steigern, laut zahlreicher Studien tut es jedoch eher das Gegenteil: Es führt zu einer höheren Fehlerquote und vor allen Dingen zu Stress. Denn in Wahrheit steckt hinter Multitasking ein Irrtum: Wenn es ums Reagieren und Entscheiden geht, ist das Gehirn lediglich in der Lage sich auf eine Sache komplett zu konzentrieren. So wird aus dem vermeintlichen Nebeneinander ein Nacheinander. Das Gehirn wechselt so also, ohne dass wir es bemerken, zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her – das kostet Energie und ist dadurch letztlich weniger effektiv, da auch die Qualität der einzelnen Arbeiten darunter leidet. Statt Multitasking wird daher immer häufiger für das sogenannte "Singletasking" plädiert. Das bedeutet, es soll sich immer lediglich mit einer Aufgabe zur Zeit beschäftigt werden. Auf diese sollte man sich dann auch komplett konzentrieren, sodass keine Störfaktoren vom Arbeitsprozess ablenken. Das heißt: Am besten alle Kommunikationsgeräte auf stumm stellen, Programmfenster und Instant Messenger schließen und vielleicht sogar einen neutralen Bildschirmhintergrund wählen. Unterm Strich werden so bessere und schnellere Ergebnisse erzielt, denn es werden Fehler vermieden und man gerät schneller in den sogenannten "Arbeitsflow", der nur entstehen kann, wenn man sich in seiner Aufmerksamkeit komplett einer bestimmten Sache widmet.

4. Die eigenen Hoch-Zeiten nutzen

Jeder Mensch hat einen anderen Tagesrhythmus und ist so zu unterschiedlichen Zeiten produktiv. Manche Leute brauchen morgens ein wenig mehr Anlaufzeit, um in die Gänge zu kommen, andere arbeiten dann am effizientesten. Findet für euch selbst heraus wann eure Hoch-Zeiten sind und legt komplexe Aufgaben in diese Spanne. Viele Leute bekommen vor allem nach dem Mittagessen oder am späten Nachmittag ein kleines "Tief", in dem sie sich nicht so gut konzentrieren können wie zuvor. Überlegt euch für diese Zeiten am besten "Fleißaufgaben", die keine besonders große Konzentration verlangen. Um herauszufinden wann ihr am produktivsten arbeitet, könnt ihr zum Beispiel eine Kurve anlegen, die eure Hoch- und Tiefzeiten, bezogen auf eure Konzentration, beschreibt. Beobachtet euch einfach mal eine Woche lang beim Arbeiten selbst und schreibt auf, wann ihr richtig viel schaffen konntet und zu welchen Zeiten eher weniger. Oft zeichnen sich schnell Muster ab und ihr könnt eure Arbeitsplanung darauf abstimmen.

5. Den nächsten Tag vorbereiten

Auch wenn das manchmal unmöglich erscheint, versucht abends einen leeren, aufgeräumten Schreibtisch zu verlassen, auf dem nur noch das steht bzw. liegt, was ihr wirklich täglich braucht. Sortiert also alle Projekte und Unterlagen in die entsprechenden Mappen oder Fächer ein, legt euer Schreibtischbuch an seinen Platz und alle Stifte und weitere Utensilien dahin wo sie hingehören. Beim Sortieren der Unterlagen könnt ihr auch gleich schon grob den nächsten Tag vorplanen und eventuell eine To-Do Liste erstellen. So geht ihr mit einem guten und entspannten Gefühl nach Hause und könnt die Arbeit für diesen Tag getrost hinter euch lassen. Am nächsten Morgen könnt ihr dann direkt frisch ans Werk gehen, ohne euch erstmal durch sämtliche Papiere wühlen zu müssen. Wenn ihr am Morgen eure Mails checkt, könnt ihr eure To-Do Liste vom Vorabend um zusätzliche Aufgaben erweitern und anschließend eine grobe Terminplanung für den Tag vornehmen, in der ihr entsprechende Zeitfenster für die verschiedenen Tätigkeiten einplant. So behaltet ihr alles im Blick und geht sicher, dass nichts untergeht. 

Erstellt von: ts

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